ORGANISASI KELAS GLOBAL

Kita sudah teramat sering mendengar istilah ini, namun dalam penerapannya masih banyak kekeliruan dan kesalahan, tidak perlu dijelaskan secara rumit apa yang dimaksud dengan istilah tersebut, namun harus dipahami dengan benar apa yang terkandung (hal-hal, aspek, konten, aktivitas) dalam World Class Organization (Fred Lawson). Salah satu perangkat untuk menerapkan World Class Organization adalah service excellent. Apa yang dimaksud service excellent dalam prakteknya. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan dengan serius dan tidak main-main, antara lain:

[Bersedia berbagi dan memberi perhatian kepada customer, klien, pelanggan, user tanpa mengenal waktu, karena kehadiran kita untuk melayani mereka] [Sabar dan tidak mudah marah dalam memberi pelayanan, pelayanan dengan penuh kesabaran akan mendatangkan manfaat bagi pelanggan] [Bersifat informatif, memberikan segala informasi sesuai yang di inginkan pelanggan tanpa batas waktu karena pelayanan sebenarnya sebuah aktivitas yang tidak pernah berujung] [Pelayanan sebagai suatu kebersamaan tanpa berat sebelah, dan semua dianggap sebagai sesuatu yang sama penting] [Murah senyum dan selalu tanggap terhadap permasalahan] [Memberikan sesuatu secara ikhlas tanpa adanya konsekuensi atau tuntutan] [Rela berkorban waktu, tenaga dan pikiran guna memberikan solusi terbaik setiap menghadapi permasalahan dari pelanggan] [Pelanggan merupakan bagian dari perusahaan, tanpa mereka kita tidak dapat berbuat apa-apa] [Pelanggan merupakan aset perusahaan yang memiliki nilai tak terhingga, oleh karena itu berusahalah mempertahankan mereka dengan baik] [Melayani merupakan proses berkesinambungan yang tidak mengenal waktu dan tidak mengenal tempat] [Melayani membutuhkan tenggang rasa sehingga hasilnya dapat dinikmati dan bermanfaat bagi kepentingan pelanggan] [Dalam melayani terapkan segala peraturan secara fleksibel sehingga peraturan yang dibuat terasa manfaatnya bagi pelanggan] [Melayani pelanggan seperti melayani keluarga sendiri] [selalu berusaha mengantisipasi/memenuhi tuntutan pelanggan yang selalu berubah/majemuk][berikan segala bentuk informasi yang selalu up to date/terkini][memberikan segala kemudahan, bukan hanya janji][menciptakan kebersamaan melalui event-event tertentu][membuat komuniti/member][minimisir segala bentuk persoalan mereka]

Tanpa bantuan pelanggan, sulit membuat sebuah organisasi menjadi unggul, mengingat kontribusi pelanggan sangat besar bagi organisasi untuk mencapai semua tujuannya.

KULIAH MAGANG KERJA

Salah satu syarat untuk lulus dalam kuliah adalah mahasiswa diwajibkan mengikuti kuliah kerja magang dalam kurun waktu dua bulan atau lebih di perusahaan yang telah ditunjuk, pendalaman praktek kerja di tempat magang disesuaikan dengan program studi mahasiswa dan bidang keahlian yang diminati. Kuliah kerja magang diperuntukkan bagi mahasiswa semester tujuh semester gasal. Dilaksanakan setiap semester, selesai mengikuti kuliah kerja magang, mahasiswa wajib membuat laporan magang kerja dan dipresentasikan di depan dosen pembimbing dan ketua program studi. Dengan pelaksanaan kuliah kerja magang, mahasiswa akan dapat memperoleh ketrampilan sesuai persyaratan dunia kerja, sehingga kelak mahasiswa akan siap bekerja setelah menyelesaikan studinya.

KULIAH MAGANG KERJA MENURUT DIRJEN DIKTI

Di uraiakan bahwa mahasiswa akan diberi kesempatan untuk magang kerja di koperasi dan usaha kecil menengah (UKM) selama tiga bulan. Selama magang, mereka mendapatkan gaji yang dananya diambil dari pemerintah. Magang kerja tersebut akan dilaksanakan di UKM sekitar kampus tempat mahasiswa tersebut menimba ilmu. Dirjen Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Satryo Soemantri Brojonegoro menyampaikan hal tersebut, seusai melakukan penandatanganan kerja sama Program Cooperative Education (Co-Op) dengan Deputi Bidang Pengembangan SDM Kementerian Koperasi dan UKM Muhammad Taufiq di Jakarta, Rabu (3/1). ''Kesempatan magang tersebut bisa diperoleh mahasiswa melalui seleksi yang diselenggarakan perguruan tinggi (PT) masing-masing,'' kata Satryo. Sebelum seleksi, kata Satryo, PT terlebih dahulu menyampaikan proposal kepada Ditjen Dikti yang akan diseleksi bersama-sama dengan Deputi Bidang Pengembangan SDM Kementerian KUKM. Dalam kesempatan yang sama, Taufiq menjelaskan kriteria bagi KUKM yang ingin berpartisipasi dalam program ini, adalah KUKM yang sehat dan mempunyai potensi bisnis sesuai keahlian mahasiswa. Sedangkan bagi mahasiswa yang ingin berwirausaha, selama ini telah dikembangkan koperasi di kampus. ''Mahasiswa akan diberikan jaminan kredit melalui koperasi,'' ujar Taufiq. Lebih lanjut Taufiq menyampaikan, selama ini program sejenis dilaksanakan secara sporadis. Dengan adanya sinergi ini, Taufiq berharap akan meningkatkan produktivitas dan berkembangnya KUKM. Selain itu akan membuka lapangan kerja bagi lulusan PT. Mahasiswa yang akan magang berjumlah antara satu sampai tiga orang per KUKM. Mereka bisa berasal dari berbagai jurusan dan program studi. KUKM bidang usaha batik misalnya, dapat menerima mahasiswa magang jurusan desain grafis. Demikian juga dengan KUKM yang bergerak di bidang pengelolaan perusahaan, bisa menempatkan mahasiswa jurusan manajemen untuk magang. Setiap PT akan memagangkan sekitar 10-20 mahasiswa. (Adapted from Media Indonesia Online)

MAGANG KERJA MENURUT AHLI

Dalam bukunya Manajemen Sumber Daya untuk Perusahaan, Prof. Dr. Veithzal Rivai, MBA mengatakan bahwa pelatihan merupakan bagian dari pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk memperoleh dan meningkatkan ketrampilan diluar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu yang relatif singkat dengan metode yang lebih mengutamakan praktik daripada teori. Sementara itu ketrampilan adalah meliputi physical skill, intellectual skill, social skill, soft skill, managerials skill dan lain-lain.

Magang adalah proses sistematis yang mengubah tingkah laku dan bertujuan meningkatkan ketrampilan seseorang dalam penguasaan sebuah pekerjaan dan berkaitan dengan keahlian untuk melaksanakan pekerjaan itu. Magang memberikan orientasi saat ini dan membantu seseorang untuk mencapai keahlian tertentu agar berhasil dalam melaksanakan pekerjaannya.

Magang yang dilaksanakan secara formal adalah usaha pemberi kerja ( perusahaan ) untuk memberikan kesempatan kepada calon karyawan untuk memperoleh pekerjaan atau bidang tugas yang sesuai dengan kemampuan, sikap dan pengetahuannya.

Magang adalah salah satu bentuk edukasi dengan prinsip-prinsip pembelajaran. Langkah-langkah yang dapat diterapkan dalam Magang :

1. Pihak yang diberi pelatihan ( trainee ) harus dapat dimotivasi untuk belajar;

2. Trainee harus mempunyai kemampuan untuk belajar;

3. Proses pembelajaran kepada trainee harus jangka panjang dan dapat diperkuat;

4. Pelatihan harus dapat menyediakan bahan-bahan yang dapat dipraktekkan dan

diterapkan;

5. Bahan-bahan yang dipraktekkan harus memiliki manfaat lengkap dan memenuhi

kebutuhan kerja;

6. Materi yang diajarkan harus mempunyai manfaat jangka panjang untuk trainee.

Selanjutnya Profesor Veithzal Rivai mengatakan, tujuan spesifik dari kegiatan magang adalah :

1. Untuk meningkatkan kualitas calon pekerja

2. Untuk meningkatkan calon pekerja saat diterima dan atau bekerja di perusahaan

3. Untuk menurunkan tingkat turn over pekerja, ketidakhadiran dan untuk meningkatkan kepuasan kerja

4. Untuk menurunkan sikap antipati saat melaksanakan pekerjaan

Beliau juga membeberkan/menjelaskan manfaat apa kiranya yang dapat diperoleh oleh trainee dan perusahaan dengan dilaksanakannya program magang kerja :

Manfaat Untuk Trainee :

1. Melalui pelatihan maka pencapaian prestasi, tanggungjawab, dan kemajuan

kerja dapat dilaksanakan;

2. Membantu dan mendorong pengembangan diri dan rasa percaya diri;

3. Membantu trainee dalam mengatasi stress, tekanan, rasa frustasi dan konflik;

4. Pelatihan dapat memberikan informasi tentang meningkatnya pengetahuan kepemimpinan, komunikasi dan sikap;

5. Meningkatkan kemampuan kerja dan pengakuan;

6. Dapat memenuhi kebutuhan trainee dan pelatih;

7. Membantu kedewasaan pekerja dalam melaksanakan pekerjaan dan tugas;

8. Meningkatkan ketrampilan mendengar, bicara dan menulis;

9. Mehilangkan perasaan takut dalam melaksanakan tugas baru;

Manfaat Untuk Perusahaan :

1. Memperbaiki pengetahuan kerja dan keahlian pada semua level kerja;

2. Memperbaiki moral SDM;

3. Membantu karyawan untuk mengenal tujuan perusahaan;

4. Menciptakan image perusahaan yang lebih baik;

5. Meningkatkan hubungan antara atasan dan bawahan;

6. Membantu mengembangkan perusahaan dalam jangka panjang;

7. Membantu/menambah rasa percaya diri, motivasi, kesetiaan, dan sikap pekerja saat melaksanakan pekerjaannya;

8. Membantu pencapaian efisiensi, efektifitas, produktivitas dan kualitas kerja;

9. Meningkatkan kompetensi pekerja;

10. Meningkatkan hubungan antar pekerja dalam manajemen;

11. Membantu mengurangi perilaku merugikan;

12. Meningkatkan komunikasi organisasi;

13. Membantu karyawan dalam menyesuaikan diri dengan perubahan;

14. Menghindarkan terjadinya konflik yang merugikan perusahaan.

Manfaat Untuk Kegiatan Pembelajaran :

1. Membantu efektifitas komunikasi internal organisasi;

2. Membantu kegiatan orientasi pengenalan bagi karyawan baru;

3. Membantu terciptanya kesamaan pandang dan misi;

4. Meningkatkan ketrampilan dan keahlian antar individu;

5. Mempermudah pembuatan kebijakan perusahaan dan peraturan;

6. Meningkatkan kualitas moral secara menyeluruh;

7. Merupakan sarana baik untuk selalu belajar;

8. Membuat perusahaan menjadi tempat yang lebih baik untuk bekerja dan hidup

Agar pelaksanaan magang dapat di optimalkan maka beberapa hal di bawah ini perlu dilakukan secara terfokus :

1. Observasi dilapangan

2. Mengumpulkan permintaan pelatihan dari para manajer perusahaan

3. Mengadakan wawancara dengan trainee ( peserta ) dan manajer perusahaan

4. Diskusi kelompok antara pelatih dan peserta latihan

5. Pemberian kuesioner

6. Mengukur permintaan peserta akan kebutuhan pekerjaan

7. Memberikan test tertulis

8. Komentar pelanggan perusahaan

SUKSES DALAM STUDI

Ada banyak langkah yang dapat dilakukan oleh mahasiswa agar sukses dalam menekuni mata kuliah/bidang studi, langkah ini mudah namun belum banyak mahasiswa memanfaatkannya dalam menunjang kesuksesan studi, beberapa langkah sederhana dan mudah adalah;

• Gemar browsing bahan kuliah di internet sesuai dengan topik yang sedang dibahas oleh dosen, dapat dalam bentuk pdf, word atau format lain, baik dalam bentuk artikel atau dalam bentuk jurnal,
• Rutin mengajukan pertanyaan kepada dosen pengasuh mata kuliah via emal,
• Manfaatkan e-learning yang disediakan oleh kampus/fakultas untuk menelusuri materi tambahan yang mungkin disajikan dosen,
• Untuk menemukan konten (materi) di internet, gunakanlah selalu kata kunci misal: [wirausaha], [motivasi], [usaha kecil], [produktivitas], dan lain sebagainya,
• Apabila situs atau web yang memuat materi yang anda cari mengharuskan anda menjadi member maka regristasikan diri anda untuk menjadi member agar anda senantiasa dapat memperoleh update materi secara berkesinambungan,
• Rajin membuat rangkuman materi kuliah yang diberikan oleh dosen dalam bentuk abstrak, ini akan membantu anda dalam pemahaman materi tersebut,
• Diskusikan rangkuman yang anda buat dalam bentuk belajar kelompok, dengan anggota minimal 3-4 orang, secara rutin termasuk dalam penyusunan tugas mata kuliah,
• Browsing segala bentuk software yang berhubungan dengan aplikasi materi kuliah, software banyak disediakan secara gratis/open source di internet, bahkan video tutorial software juga banyak disediakan misal melalui youtube,
• Jadilah member untuk perpustakaan online

Kuliah bukanlah hanya untuk mengejar nilai, namun bagaimana kiprah anda untuk memahami dan menguasai materi kuliah dengan baik agar setelah lulus kuliah semua yang anda pelajari minimal ada manfaatnya bagi kehidupan baik dalam bekerja, berwirausaha atau kegiatan yang lainnya.

PENERAPAN TI PADA KAMPUS

Dalam beberapa tahun ke depan, universitas yang ‘IT Minded’ dan mampu menerapkan teknologi informasi secara tepat dan efektif akan lebih mampu menghadapi segala bentuk perubahan global, baik perubahan akan tuntutan informasi dan perubahan pada tuntutan kesiapan penggunaan sistem informasinya, mengingat IT merupakan alat mutlak untuk terciptanya efisiensi komunikasi dan pertukaran informasi secara global. Semakin banyaknya penggunaan teknologi informasi pada sistem pelaporan akan membuat kampus/universitas harus pandai dan cepat berbenah baik ke dalam maupun saat ber-interaksi dengan dunia luar, tanpa dukungan TI maka percepatan dalam bidang apapun tidak akan dapat dilaksanakan dengan mudah. Apalagi segala bentuk metode yang diterapkan pada bidang teknologi informasi makin cepat berubah karena perkembangan teknologi yang demikian pesat. Dengan teknologi informasi maka beberapa manfaat penting yang bisa diperoleh adalah:

• Kerjasama (arus informasi dan proses komunikasi) dengan pihak eksternal lebih cepat, efisien dan akurat.
• Kerjasama antar perguruan tinggi dapat terjalin lebih mudah dan praktis.
• Memudahkan adanya transparansi.
• Komunikasi tidak terhambat masalah jarak dan waktu.
• Pertukaran data dan informasi dapat dilakukan lebih ke arah global/luas.
• memberi nilai tambah pada mutu pelayanan dan outcome bagi publik.
• Memberikan akurasi dalam perencanaan.
• Meningkatkan kepercayaan user.
• Memberi kontribusi pada perkembangan Iptek di kampus terutama pada proses pembelajaran dan unsur Tri Dharma.
• Membantu ‘upgarde’ keilmuan pada mutu lulusan.
• Meningkatkan kepastian.
• Menambah nilai Akreditasi Perguruan Tinggi yang bersangkutan.
• Membantu perguruan tinggi dalam menghasilkan produk unggulan.
• Terkadang pihak eksternal bersedia menjalin kerjasama tergantung dari seberapa mampu kampus yang bersangkutan dalam menerapkan teknologi informasi

Namun hal penting lain yang perlu dilakukan agar proses improvisasi penggunaan teknologi informasi dapat berjalan sebagaimana mestinya agar dapat memberikan kontribusi positif jangka panjang maka,

• Perlu adanya rutinitas pemeliharaan jaringan, baik pada fisik jaringan maupun upgrade dan update.
• Kontrol dan peningkatan keamanan (security) jaringan terhadap gangguan dari pihak yang tidak berkepentingan.
• Kontrol dan pelatihan SDM agar familier terhadap teknologi yang digunakan.